Vous avez probablement entendu parler de la téléphonie cloud et vous voulez savoir si elle peut vous convenir à votre entreprise. Alors cet article vous est destiné !
Si vous envisagez de passer de votre service téléphonique professionnel actuel à la téléphonie cloud, vous êtes au bon endroit. Dans ce guide, nous abordons tout ce que vous devez savoir. Notamment les éléments essentiels de la téléphonie cloud, son fonctionnement, ses avantages pour votre entreprise et le choix de votre fournisseur de téléphonie cloud.
C’est quoi la téléphonie cloud ?
La téléphonie cloud est un système téléphonique qui fonctionne via votre connexion Internet. Elle est également connue sous le nom de solution PBX hébergée basée sur la voix sur IP (VoIP).
La téléphonie cloud rationalise vos communications professionnelles et évolue simplement en même temps que votre entreprise. Que vous ouvriez de nouveaux bureaux, que vous embauchiez des employés à distance ou que vous développiez vos équipes internes, la téléphonie cloud s’adaptera rapidement à vos nouveaux usages ; et pourra intégrer votre infrastructure de cloud networking.
Communications unifiées en tant que service (UCaaS)
La téléphonie cloud est un type de communications unifiées en tant que service (UCaaS). L’UCaaS est un modèle de communications unifiées. Ce qui signifie qu’il rassemble divers systèmes de communication et outils de collaboration. Avec la téléphonie cloud, vous ne vous contenterez pas de déplacer vos appels téléphoniques vers le cloud. Vous les connecterez également à vos réunions vidéo, à votre messagerie instantanée, à votre système de gestion de la relation client et à l’ensemble de vos processus métier.
Fonctionnement de la téléphonie cloud
La téléphonie cloud fonctionne par l’intermédiaire d’un fournisseur de services VoIP comme La Fibre Pro. Lorsque vous composez le numéro de téléphone professionnel que vous souhaitez appeler, votre fournisseur de services se charge de l’acheminement. Il convertit les signaux vocaux analogiques en paquets de données et les transmet via votre connexion internet. C’est ainsi qu’il connecte votre téléphone à la personne que vous appelez.
De votre côté, vous remplacez les postes téléphoniques individuels par un téléphone de bureau VoIP. Plutôt que de vous connecter à une ligne fixe, vous branchez vos téléphones sur votre réseau existant. Vous pouvez également utiliser un softphone, une application installée sur votre ordinateur, votre tablette ou votre smartphone. Dans les deux cas, vous appelez depuis une interface moderne et facile à utiliser et établissez un appel en une fraction de seconde.
La téléphonie cloud fonctionnant dans le cloud, vous pouvez gérer votre système téléphonique professionnel via un tableau de bord en ligne. Ainsi, vous disposez d’un contrôle total des numéros de téléphone, du transfert d’appel, de l’ajout de nouveaux utilisateurs, etc.
C’est quoi une application cloud ?
Grâce au cloud, les utilisateurs peuvent consulter leurs fichiers et utiliser leurs applications depuis pratiquement n’importe quel appareil. Cela est rendu possible car le traitement des données et leur stockage s’effectuent sur des serveurs distants situés dans des centres de données, plutôt que localement sur l’appareil de l’utilisateur.
Cette approche offre une flexibilité et une accessibilité accrues, permettant aux individus de travailler et d’accéder à leurs informations de manière transparente, quel que soit l’endroit où ils se trouvent ou le dispositif qu’ils utilisent.
Téléphonie cloud et PBX traditionnel : quelle est la différence ?
Pour vos salariés, les utilisateurs finaux de votre système téléphonique, les choses peuvent ne pas sembler très différentes entre la téléphonie cloud et le PBX traditionnel.
Comme vous le verrez dans la section suivante, la téléphonie cloud vous dispense d’avoir recours à des équipements physiques ; si vous le souhaitez. Vos employés peuvent communiquer entre eux et avec vos clients à l’aide de tout appareil connecté à internet. Ils peuvent le faire partout où ils peuvent utiliser une connexion filaire, Wi-Fi ou 4G / 5G.
Du point de vue de votre entreprise, le démarrage de la téléphonie cloud est simple. Au lieu d’un processus complexe et coûteux pour se connecter au réseau téléphonique public commuté (RTPC). Tout ce dont vous avez besoin est un fournisseur de services VoIP et une connexion très haut débit fiable.
Solutions de téléphonie d’entreprise : PABX, IPBX, Centrex …
Les anciens PABX présentent un défi beaucoup plus important, tant pour le démarrage que pour la maintenance de votre service téléphonique. Voici pourquoi :
Tout d’abord, il y a les coûts d’installation importants. Un opérateur télécom doit se rendre dans vos locaux et installer des équipements fixes. Vous devrez payer à la fois la main d’œuvre et le matériel.
Ensuite, vous devez également maintenir la configuration technique de l’équipement PBX (Private Branch Exchange) sur votre site. Si quelque chose surchauffe, se casse ou devient obsolète, vous devez le réparer ou le remplacer. Non seulement c’est coûteux, mais cela prive votre équipe de sa productivité et de sa concentration.
Contrairement à un IPBX, un PBX traditionnel renchérit vos appels téléphoniques. Il offre des fonctions d’appel de base, ce qui peut s’avérer fastidieux si vous souhaitez utiliser des fonctions avancées ; comme l’audio HD, la messagerie vocale ou l’analyse des appels.
Si votre entreprise se développe, vous voudrez surement ouvrir de nouveaux sites, ajouter des lignes téléphoniques ou introduire des options de travail à distance. Les standards téléphoniques traditionnels ne sont pas facilement extensibles ; contrairement aux IPBX.
Un système PBX traditionnel peut être une bonne option pour les petites entreprises dont les besoins évoluent rarement et qui ne prévoient pas de se développer. Ainsi, si vous souhaitez vous développer et vous assurer que votre configuration téléphonique ne vous ralentit pas, vous apprécierez un système téléphonie cloud.
Enfin, avec la fin annoncée du réseau téléphonique cuivré, la VoIP sera d’ici quelques années généralisée à l’ensemble de la France.
Du coup, c’est quoi un serveur IPBX ?
Retenez, de façon simple et concise, qu’un IPBX est un appareil de télécommunication qui fournit une connectivité vocale aux téléphones de bureau dans un bâtiment. Il supervise les appels sortants et entrants sur son réseau téléphonique à l’aide d’une connexion Internet.
Avantages de la téléphonie cloud professionnelle pour les TPE et PME
Que signifie un problème avec votre système téléphonique pour votre entreprise ? Selon une étude de 2019, 83 % des entreprises ont perdu un client, manqué une échéance importante ou licencié un employé en raison d’un problème de communication.
Ca n’est pas une surprise. La façon dont nous travaillons est devenue dynamique et diversifiée. Aussi, nous avons besoin de la technologie pour suivre le rythme. Si vous voulez vous assurer de ne jamais perdre un client, voici les avantages de la téléphonie cloud que vous devez connaître.
1) Votre téléphonie IP entreprise mise en œuvre rapidement et facilement
La mise en œuvre de la téléphonie cloud ne nécessite aucune infrastructure sur site. Ce principal avantage signifie que vous pouvez être opérationnel en quelques jours ; voire en une journée.
Il n’y a pas d’attente d’un technicien, pas d’installation de lignes téléphoniques, pas de retard, et pas de long processus d’embauche d’un employé à temps plein pour configurer votre nouveau système de téléphonie. Votre fournisseur de téléphonie cloud s’occupe de tout. Vous obtenez instantanément des numéros de téléphone virtuels et l’accès à une application cloud qui vous permet de gérer l’ensemble du service téléphonique.
2) Réduction des coûts de fonctionnement de votre solution téléphonie IP pro
Les services de téléphonie cloud vous permettront de réaliser des économies de plusieurs façons. Vous pouvez économiser jusqu’à 65 % de votre facture de téléphone traditionnelle grâce aux forfaits illimités. Pour faire un bilan de vos factures, n’hésitez pas à demander un audit télécom gratuit.
Ensuite, la téléphonie cloud évite à votre entreprise les contrats de maintenance. Avec la téléphonie cloud, il n’y a pas de coûts de maintenance ou de factures inattendues. Et si vous avez démarré votre activité et que vous voulez commencer à moindre coût, vous pouvez éviter d’acheter des téléphones IP et utiliser des ordinateurs portables avec des casques via une application de téléphone logiciel avec le click to call et la remontée de fiches clients.
3) Un standard téléphonique cloud et ses fonctions d’appel robustes et puissantes
Nous ne parlons pas seulement des fonctionnalités de base qui ont l’air bien sur le papier. Les fonctions d’appel avancées et les fonctionnalités collaboratives offertes par la téléphonie cloud vous permettent de travailler intelligemment. Elles vous permettent d’être efficace et de vous concentrer sur les bonnes tâches au bon moment. Vous pouvez éviter les tâches manuelles et répétitives et améliorer la collaboration entre les équipes et l’assistance aux clients.
Voici quelques-unes des fonctions de gestion des appels les plus utiles de la téléphonie cloud :
- La réception automatique, qui permet à votre interlocuteur de joindre la bonne équipe.
- Le renvoi d’appel, qui dirige les appels entrants en fonction de critères prédéfinis.
- Serveur vocal interactif (SVI) avec message d’accueil, gestion des files d’attente et une approche plus conversationnelle du service client automatisé.
- Le renvoi d’appel, qui permet de transférer les appels vers n’importe quel téléphone de bureau ou mobile.
- La vidéoconférence et le partage d’écran pour des réunions à distance productives.
- L’enregistrement des appels de manière sûre et fiable, afin que vous puissiez maintenir un service de qualité.
- Un tableau de bord de gestion pour tout administrer depuis un simple ordinateur.
Mieux encore, avec une offre de téléphonie cloud, vous bénéficiez de ces fonctionnalités ainsi que de la qualité d’appel audio et vidéo HD. Il s’agit d’un avantage considérable pour les équipes distantes. Il n’y a rien de pire dans la vie qu’une conférence téléphonique de mauvaise qualité. Cependant, un accès internet pro de qualité est nécessaire ; en fibre optique ou 4G+ / 5G.
4) Flexibilité et évolutivité de votre système téléphonique
La téléphonie cloud rendra l’évolution de votre infrastructure téléphonique transparente. Plus précisément, grâce à la VoIP, vous pourrez ajouter des nouveaux collaborateurs en quelques clics seulement.
Avec un PBX traditionnel, vous devez payer un supplément chaque fois que vous embauchez un nouvel employé et que vous voulez lui attribuer une ligne téléphonique. Leur téléphone de bureau nécessite un câblage, ce qui peut prendre un certain temps à mettre en place.
Un PBX doté de la technologie cloud n’est pas seulement évolutif, il est également facile à gérer. Vous n’avez pas besoin d’être un expert en informatique. Par exemple, si votre volume d’appels augmente rapidement pendant les périodes les plus chargées de l’année, vous pouvez facilement ajouter et supprimer des lignes ; ou des canaux à votre forfait trunk SIP. Vous pourrez ainsi maintenir l’expérience de vos clients grâce à un système flexible que vous pourrez facilement personnaliser en fonction de l’évolution des besoins de votre entreprise.
5) Un central téléphonique cloud, gestion des numéros et une mobilité accrue
Les entreprises optent de plus en plus pour des options de télétravail sur le long terme. Les systèmes téléphoniques hébergés sont la réponse parfaite à cette tendance.
Vos employés peuvent accéder aux lignes téléphoniques de leur entreprise où qu’ils se trouvent ; à condition de disposer d’une connexion internet. Il ne s’agit pas seulement de répondre aux appels téléphoniques. Ils peuvent accéder à leur messagerie vocale, configurer ou modifier le routage des appels en déplacement.
La téléphonie cloud est la solution idéale pour les sociétés qui adoptent le travail à distance, qui ont des bureaux satellites ou plusieurs sites.
6) Simplifier le travail avec des communications intégrées
Les communications cloud vous permettent de stocker et d’accéder à toutes les informations sur une seule interface web.
Lorsque vous utilisez des systèmes distincts pour vos appels et vos réunions, vous avez des notes et des détails importants éparpillés. Notes sur ordinateur, feuilles de calcul, post-it, carnets de notes, etc. Retrouver les interactions passées peut prendre des heures et perturber le rythme de chacun.
La téléphonie cloud consolide tout en une seule interface utilisateur. Vous pouvez l’utiliser pour collaborer avec vos collègues, gérer vos clients, analyser des données en temps réel, recueillir des commentaires et faire avancer des projets importants.
Vous amènerez le flux de communication de votre entreprise à une source unique et vous avancerez efficacement dans votre travail. Fini les interruptions frustrantes et le temps perdu à rechercher d’informations cruciales. Vous pouvez même aller plus loin avec notre solution de téléphonie convergente.
7) Fiabilité et résilience supérieures grâce au cloud computing
Pouvez-vous vous permettre d’être indisponible pour vos clients ? S’il arrive quelque chose au réseau électrique, quelles sont les conséquences pour votre entreprise ? Un problème de câblage, une surchauffe ou une petite tempête peuvent causer des ravages dans votre communication et votre réputation.
Les solutions de téléphonie cloud réputées offrent un temps de fonctionnement de 99,999 %, ce qui vous permet de continuer à travailler sans être affecté ; quoi qu’il arrive. Aussi, elles intègrent également une redondance. Enfin, en cas de gigue ou de problèmes similaires, vous disposez toujours d’une sauvegarde que vous pouvez utiliser.
Comment choisir un fournisseur télécom de téléphonie cloud ?
Si vous envisagez de passer à une solution de téléphonie cloud ? N’hésitez pas à nous contacter ! Nous sommes à votre disposition pour étudier avec vous l’ensemble des possibilités qui s’offrent à vous ! Quel que soit votre secteur d’activité, que vous soyez une PME, une grande entreprise ou une administration, nos chargés de projet sont à votre écoute.
